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¿POR QUÉ DOCUMENTAR UN EVENTO?

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Feb. 9, 2020

Los eventos venden por sí solos. Son grandes vallas publicitarias con forma de experiencias que uno vive en primera persona, y cuando realmente transmiten aquello que se busca, se hace inevitable que los asistentes sientan la necesidad de compartirlo con sus conocidos y amigos. ¿Te ha pasado? 

Espectadores

 

A menudo asistimos a eventos brillantes que nos incitan a compartir con nuestra comunidad online dónde estamos, qué hacemos y con quién; algo así como “Estoy viviendo un anuncio de cerveza en primera persona y quiero que todo el mundo lo sepa”. Es entonces cuando se produce la magia: 

  

Introducimos la mano en el bolsillo del pantalón. Localizamos el teléfono móvil. Abrimos Instagram. Grabamos. Compartimos. 

  

Y quien dice Instagram dice WhatsApp, Facebook, Telegram, e incluso LinkedIn, pero la conclusión es la misma: El evento ha sido todo un éxito, ha creado una sensación tan buena que nos ha obligado a compartirla con los demás para que sientan lo mismo o simplemente sientan envidia de no vivir lo mismo que nosotros en ese momento. 

Marcas y anunciantes

Hasta aquí todo correcto, las personas comparten momentos, pero ¿Qué pasa cuando nos encontramos del otro lado? ¿Qué sucede cuando somos nosotros los creadores, patrocinadores o protagonistas del propio evento? 

Estamos de acuerdo en que un evento o jornada de interés requiere mucho tiempo de preparación. Por ello es lógico que las personas implicadas en él (ya sea organizadores o bien los mismos protagonistas), al visualizar todo el trabajo realizado duramente a lo largo de tanto tiempo, vean los frutos de ese trabajo y sientan el orgullo de verlo hecho realidad.  

  

Es lógico que deseen inmortalizarlo mediante documentación gráfica como vídeos, fotos, spots, trailers, etc. Pero hay otras muchas razones para llevar a cabo la documentación del mismo, veamos alguna de ellas: 

Redes sociales 

Las Redes Sociales son elementales cuando planificamos un evento. El uso óptimo de estas herramientas digitales asegura la difusión del evento en la red y multiplica la misma ya que contribuye a la interacción entre profesionales antes y después de los eventos mediante las Redes Sociales y enriquece a los mismos. A continuación, vamos a ver la funcionalidad de las mismas antes, durante y después del evento. 

  

  1. Antes del evento 

Nos sirve para hacer notar el evento, crear expectación, llamar la atención del público al que queremos dirigirnos y comenzar a generar notoriedad. Algunas aplicaciones de las RR.SS. en este punto serían las siguientes:  

  

  • Creación de las cuentas propias del evento. El tipo de perfil, tono y las redes sociales a utilizar se determinan en este punto en función del público objetivo. 

  • Creación de sorteos y formularios de registro, para captar público al que dirigirnos con la información que queremos transmitir 

  • Difusión en redes sociales de todos los datos relativos al evento y resolución de las dudas que puedan surgir. (fecha, lugar, inscripción, acceso, etc.)  

  • Difusión de la web del evento. 

  • Determinación de un Hastagh oficial del evento donde se recopilará todo el contenido relativo al mismo desde las cuentas oficiales y donde subirán publicaciones el público asistente. 

  

  1. Durante el evento 

En este punto se trata de facilitar al público asistente y los invitados la posibilidad de compartir contenido del evento y ofrecer a aquellos que no han asistido la posibilidad de seguirlo mediante sus dispositivos en cualquier lugar. 

  

  • Retransmisión del evento en Streaming (Siempre que se trate de un evento corporativo a gran escala) 

  • Generar contenido en Redes Sociales para utilizar en el futuro. 

  • Gestionar y difundir la repercusión del evento 

  • Editar y subir vídeos a Youtube para aumentar la notoriedad. 

  • Publicar post del evento en tiempo real, para informar sobre los asistentes, las impresiones y los momentos claves. 

  

  1. Tras el evento 

En este último punto, se trata de recopilar los momentos clave que hemos mencionado anteriormente, pero no sólo eso, también los comentarios y opiniones de los asistentes en redes sociales, en la prensa y proceder a la difusión de todo este contenido para conseguir que el público. 

  

  • Después del evento las redes sociales nos servirán de publicidad para futuros eventos. 

  • Se podrá hacer uso de la base de datos previamente recopilada para utilizarla en próximos eventos. 

  • Medición de la notoriedad y la repercusión 

  • Servirán de trampolín a otras marcas que querrán contactar con nosotros para que sus eventos logren el mismo alcance. 

Estos son algunos puntos claves para la utilización de las redes en los eventos. El uso que le daremos a éstas dependerá del tipo de evento a desarrollar, sin embargo, la conclusión común es que las redes sociales son una herramienta elemental para alcanzar una repercusión de gran calibre, y por tanto de la marca o producto. 

 

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